<iframe src="//www.googletagmanager.com/ns.html?id=GTM-TK4BMS" height="0" width="0" style="display:none;visibility:hidden"> Podcast #14: Jak prowadzić spotkanie online?
NN TFI Investment Partners
Notowania
 

Podcast #14: Jak prowadzić spotkanie online?

Posłuchaj odcinek


 

Inne platformy:

 

31.08.2020

Zaproszenie do „Finansów po Godzinach” tym razem przyjął Wojciech Herra – edutainer, jak sam o sobie mówi. Nasz gość jest mówcą, motywatorem i ekspertem od przenoszenia firm do świata cyfrowego –do rzeczywistości transmisji live, podcastów, webinariów i – co szczególnie istotne od kilku miesięcy – konferencji on-line.

 

Dzień dobry, z tej strony Jan Morbiato to jest nasz pierwszy podcast Finanse Po Godzinach od początku roku, który nie jest bezpośrednio poświęcony finansowaniu, inwestowaniu czy funduszom inwestycyjnym. Musieli Państwo trochę na taką rozmowę poczekać, ale myślę, że było warto, bo dzisiaj naszym gościem jest Wojciech Herra. Człowiek, który sam o sobie mówi, że jest edutainerem, czyli kimś, kto uczy bawiąc, bawi ucząc. Wojtek prowadzi swoją firmę, szkoli ludzi, występuje, ma też swój kanał na YouTube, nagrywa filmy, podcasty.

Cześć, Wojtek.

Cześć, dzień dobry. Witam serdecznie. Dziękuję bardzo za zaproszenie.

 

Wspomniałem, że występujesz, że jesteś mówcą, że szkolisz ludzi, ale prowadzisz też działalność, którą sam określasz, jako wspieranie firm w przechodzeniu do cyfrowej przyszłości, m.in. wspieranie ich w organizowaniu konferencji online, tworzeniu contentu audio/video. W tym kontekście chciałbym się Ciebie zapytać, czy od marca tego roku masz ręce pełne roboty? Czy firmy zmuszone okolicznościami rzuciły się by nadrabiać cyfrowe zaległości?

Są dwa wymiary. Pierwszy – czy mam ręce pełne roboty? Tak. Drugi – czy firmy rzuciły się jakoś mocno do nadrabiania cyfrowych zaległości? Myślę, że nie.

Mam takie przekonanie, że dużo organizacji, firm było już gotowych do tego, żeby pracować w świecie zdygitalizowanym. Zmieniło się jedynie to, że więcej uwagi do tego przykładają. Jeśli przyjrzymy się dokładnie tym sferom, o których mówiłeś, czyli spotkania, konferencje, launche nowych produktów, komunikacja z partnerami, z sieciami partnerskimi to wszystko odbywa się online. Nie chodzi tutaj o sferę cyfrową, technologiczną, a bardziej o sferę mentalną. I to właśnie ona wymaga bardzo dużo pracy, zmian. To prawda, że trochę to zostało wymuszone, nasz mózg musiał się szybko przystosować i dorosnąć w tym wymiarze. Mam nadzieję, że nie odciśnie to dużego piętna i szybko się zaadoptujemy i będziemy sobie w tym świecie cyfrowym dobrze pracować.

 

Wspomniałeś, że to jest kwestia mentalności, zaznaczyłeś też, że firmy raczej nie miały problemu w przejściu do rzeczywistości cyfrowej. Tutaj nasuwa mi się pytanie – na ile to płynne przejście, ta swoboda bazowała na relacjach, które udało się już wcześniej zbudować w rzeczywistości prawdziwej/realu, zarówno między współpracownikami, ale też między pracownikami a partnerami firm? Czy wyobrażasz sobie, że możliwe jest stworzenie takiej dobrej, trwałej relacji biznesowej zaczynając ją w wirtualu/świecie online?

Tak, absolutnie w 100% sobie to wyobrażam. Mam nawet takich klientów. Tutaj warto pokazać trochę szerszą perspektywę. Sięgnie ona kilkunastu lat wstecz. Ja długo pracowałem w międzynarodowej firmie, gdzie odpowiadałem za kontrakty globalne, co oznacza, że pracowałem na projektach, które np. zaczynały się w USA, a kończyły w Kazachstanie. Często przypominam na swoich szkoleniach taką jedną historię consultingową. Kiedy to pracowałem dla działu sprzedaży międzynarodowej i tam była grupa regionalnych kierowników sprzedaży. Wcześniej rozmawiałem z Dyrektorem ds. Sprzedaży o wyzwaniach rynku i etc. I nagle mnie coś tknęło… rozmawiamy o regionalnych kierownikach sprzedaży, wszyscy są w Polsce, mają regiony pod sobą, i sobie myślę, przecież ja wiem kto to jest RKS, ale gdzie ta sprzedaż międzynarodowa? Pojawia się pytanie – jakie oni mają regiony pod sobą? Dyrektor odpowiada – kontynent. I ci RKS zarządzali sprzedażą na poziomie kontynentu, jak ktoś miał pod sobą Afrykę, to z Polski zarządzał sprzedażą całej Afryki. I oni 100% swoich relacji zaczynali w świecie online i tam je budowali. Oczywiście raz na rok jechali na tour 3-miesięczny, gdzie objeżdżali wszystkie współpracujące kraje i tam spotykali się w realu z ludźmi, z którymi współpracują na co dzień online. Natomiast te relacje powstały w wirtualu. I to wszystko miało miejsce już jakieś 12 lat temu. Dzisiaj ten świat jest absolutnie gotowy na to, żeby ludzie całkowicie pracowali online.

Ja sam, moja firma mamy bardzo dużo nowych klientów, z którymi relacje rozpoczęliśmy na Linkedin’ie, potem proponowaliśmy spotkanie w danym mieście, a ostatnio po prostu mówiliśmy „spotkajmy się na Teams’ie”, w świecie wirtualnym, zacznijmy prowadzić normalne rozmowy.

To co się zmieniło i to jest największa zmiana, to nastąpiła akceptacja świata cyfrowego. Zakładam się o każde pieniądze, że gdybym w styczniu tego roku klientowi zaproponował pierwsze spotkanie cyfrowe, to byłoby to odebrane, jako afront. W postrzeganiu partnera biznesowego byłoby, to widziane w kategorii „chyba mu nie zależy” – skoro nie chce mu się przyjechać na spotkanie, to nie należy go poważnie rozpatrywać. Z drugiej strony, powiedzmy sobie szczerze, często te pierwsze spotkania można by załatwić mailem, poprzez dobry brief. A dzisiaj tego typu sytuacje można uznać za całkowicie normalne i naturalne. Teraz mam coraz więcej klientów, którzy sami proponują spotkanie online. I to nie tylko i wyłącznie z przyczyn epidemiologicznych, ale też z szacunku dla czasu. moim zdaniem jesteśmy absolutnie gotowi do tego, aby nowe relacje biznesowe tak rozpoczynać. Jednakże, aby robić ten duży biznes, to łatwiej się go robi z klientami, z którymi mieliśmy już zbudowane relacje.

Nawet, jak sobie przejdziemy przez poszczególne rynki, to duży problem mają te firmy, które nie mają zgód na kontakt z klientem online. Głównie rynek farmaceutyczny cierpi bardzo mocno na tym, że reprezentanci nie są w stanie spotykać się w placówkach medycznych ze względu na wprowadzone obostrzenia. I ci, którzy mieli dobre relacje z klientami spokojnie przenieśli je do świata online, a ci, których relacje były dość chłodne mają wielki problem ze sprzedażą i utrzymaniem kontaktu.

 

Są chyba jednak takie obszary biznesu, niezależnie od branży, sektora – np. negocjacje, spotkania z najważniejszymi dyrektorami i tutaj trudno sobie wyobrazić, żeby one były pozbawione tego elementu rzeczywistego, kontaktu twarzą w twarz? Czy może to już stało się rzeczywistością i już się dzieje?

Ja również pracowałem przy negocjacjach i bardzo często tak się działo, że siedziałem w sali w Warszawie, po drugiej stronie ekranu było dwóch reprezentantów klienta i często podpięty również sam klient przez dowolny system konferencyjny i to też miało miejsce. Bardzo dużo negocjacji w życiu prowadziłem też tylko pisemnie, bez elementu rozmowy, dużo również tylko telefonicznie. Oczywiście jest też tak, że prowadzenie negocjacji face to face ma dużo plusów, można wpływać na partnera poprzez lepsze czytanie jego gestów, mowy ciała. Jest też bardzo dużo plusów takiego racjonalnego sposobu prowadzenia negocjacji, trochę na chłodno, gdzie poszukujemy wspólnej drogi do porozumienia.

Ja myślę, że znacznie trudniej jest rozpocząć proces sprzedaży niż prowadzić negocjacje online, bo one są już końcowym etapem wspomnianego procesu. Trudniej jest zrobić przy kluczowych klientach działania prospectingowe, czyli doprowadzić do tego, żeby klient, którego nie znamy pierwszy raz się z nami spotkał. Myślę, że warto pamiętać, że mamy bardzo duży sektor edukacyjny online. nie chodzi mi tylko o szkolenia, ale o to co jest ideą edukacji, czyli, to co wcześniej wspomniałem np. wprowadzanie nowych produktów.

Kiedyś mi się wydawało, że launch produktu online jest nierealny do zrobienia. A przez ostatnie 3 miesiące zrobiliśmy dla naszych klientów wprowadzenie nowych samochodów online, a kiedyś wydawało się to całkowicie nierealne, nie możliwe. Oczywiście technologicznie było to duże przedsięwzięcie, potrzebowaliśmy duże studio, itd. Wyglądało to trochę, jak dobra konferencja z Genewy czy wprowadzenie nowego iphone przez Apple’a – wymagało to dużo elementów związanych ze scenotechniką i wielu wcześniejszych ustaleń, żeby móc pokazać jak np. ten samochód jeździ, ale to się wszystko dało zrobić. Okazuje się, że google 3D bardzo dużo pomagają i jest wiele pomocnych rozwiązań. Dużo pracy należy wykonać przed launchem, ale to się da wszystko zrealizować.

Teraz będziemy przygotowywać prezentacje nowych produktów rtv online dla sieci partnerskiej. Wcześniej też wydawało się to niemożliwe, szczególnie, jeśli po drugiej stronie mamy ekspertów, którzy aby ocenić produkt muszą go dotknąć, wypróbować. A my im mówimy, że może ta prezentacja online jest lepsza, bo wcześniej wyślemy im produkty i oni zamiast skupieni wszyscy na tej jednej dużej sali, mogą siedzieć sobie wygodnie przed ekranem, każdy może na swój sposób zapoznawać się z produktem, równocześnie go dotykać, klikać, testować w sposób, który wcześniej był niemożliwy. Bo przecież nie znajdziesz takiej sali konferencyjnej, gdzie oprócz zgromadzenia 150 osób, można ustawić jeszcze 150 telewizorów, żeby każdy klikał sobie swój własny produkt. My dodatkowo zaangażujemy agencję, która sprawi, że eksperci będą mieli takie wyjątkowe wydarzenie, czyli nastąpi odsłonięcie tych telewizorów wraz z włączeniem prezentacji i te wszystkie rzeczy się dzieją i my się tym bawimy.

Myślę, że kolejny etap, który nastąpi, to będzie sprzedaż konsumencka do klientów indywidualnych z wykorzystaniem technologii i to jest moim zdaniem piękny obszar. Ja dużo pracuję z automotive i pierwszą prezentację o wirtualnych salonach samochodowych mieliśmy 7 lat temu, wtedy pokazywaliśmy jak będzie wyglądał salon sprzedaży przyszłości, że wszystko będzie się działo w świecie zdygitalizowanym. Wówczas wszyscy mówili, że „fajne, ale to chyba nie przejdzie”. Ostatnie 3 miesiące pokazują, że wiele z tamtych rozwiązań, które wtedy były futurologią dzisiaj fajnie działają.

Żeby była jasność, ja nie wierzę, że działania online wyprą relacje w realu i nagle w 100% będziemy wszyscy odseparowani. Nie, to się nie wydarzy. Tyle tylko, że spotkanie na żywo będzie miało zupełnie inną formę. Będzie też dużo łączenia świata wirtualnego ze światem prawdziwym. I to będzie fajne, ciekawe doświadczenie.

 

Przytaczasz duże eventy, natomiast z perspektywy takiej codziennej pracy, zwykłego pracownika, to ucyfrowienie kojarzy się z tzw. call’ami, z odbywaniem spotkań przez MS Teams. Chciałbym Cię teraz poprosić o kilka rad odnośnie prowadzenia takich call’i. Pierwsze pytanie, które mi się nasuwa, to z kamerką czy bez?

Odpowiedź jest bardzo prosta, jak tylko masz dobre łącze, które pozwoli utrzymać obraz, to łączmy się zdecydowanie z kamerką, musimy się widzieć.

Jeśli pytasz mnie o dobrą radę, to jest ona niezmienna od formy spotkania, zastanów się czy jesteś niezbędnym uczestnikiem tego spotkania, jeśli nie jesteś niezbędny, to nie bierz w nim udziału, bo jest to coś, co wpływa na efektywność spotkania i to jest kluczowe. Przy pracy rozproszonej, gdzie pojawia się taka potrzeba bycia widzianym, potrzebnym, ludzie mają tendencję do zbytecznego pojawiania się na zbyt wielu spotkaniach, bo im się wydaje, że to przecież tylko call. Siedzą wtedy przez większość spotkania i nic nie robią. Musimy się nauczyć, że na Teams’ie również powinniśmy dołączać w odpowiednim czasie, logować się we właściwym momencie, kiedy wątek rozmowy dotyczy naszej działki i nauczyć się wychodzić ze spotkania online. Dajmy sobie takie przyzwolenie, kiedy na chacie piszesz – ja swoją rolę już odegrałem, dziękuję wszystkim i do zobaczenia. To jest wg mnie jeden z najważniejszych elementów, który musimy się nauczyć, że ktoś był na spotkaniu i potem zniknął. Często tak jest, że na ważnych spotkaniach potrzebowaliśmy np. kogoś z działu finansów, żeby przedstawił jakieś dane, wyniki, ale on nie jest po to, żeby podjąć decyzję, tylko opowiedzieć o wynikach finansowych i na tym się jego rola kończy. Niestety zdarza się tak, że osoby te siedzą do końca na tego typu spotkaniach i właśnie wtedy pojawia się pytanie – po co mi kamerka? Bo najchętniej, to byś ją wyłączył, żeby porobić swoje rzeczy. Podobnie było na spotkaniach w relu, kiedy ludzie „siedzieli w telefonach”, skoro oni nie są zainteresowani, a siedzą, to ich wyprośmy z tego spotkania, w dobrym słowa znaczeniu. Jeśli wasza rola się już skończyła, to wyjdźcie z tego spotkania, jeśli jeszcze nie zaczęła, to przyjdźcie za 30 min, kiedy będzie na to czas.

Jeśli myślimy o kontrahentach zewnętrznych, to rozmowy tym bardziej powinny odbywać się z kamerką. Zdaje sobie sprawę, że to może być nie najłatwiejsze. Pojawiają się problemy z tłem – wielu z nas pracuje z domu, teraz jest ładna pogoda, więc pracujemy z parku, działki, ja pracuję dużo z przyczepy na półwyspie, więc zdarza się, że czasami przebiegnie kot, przejdzie dziecko. Jednak, nawet badania pokazują, że coraz bardziej akceptujemy takie naturalne środowisko. Najpierw, jak przeszliśmy na lockdown, to mieliśmy z tym problem, każdy starał się jak najbardziej przygotować tę przestrzeń widoczną na video konferencji, sprzątał, układał, byle tylko to tło było idealne. Ludzie włączali efekt zielonego tła i załączali tapety, a dzisiaj już się łączymy w swojej naturalnej przestrzeni i nie chowamy dzieci do innych pomieszczeń, nawet zdarza się, że tata zaczyna call’a z dzieckiem na ręku i jest to absolutnie fajne i naturalne i myślę, że dużo daje.

 

Czyli tło w postaci biblioteczki nie jest konieczne? ;)

Tło z perspektywy prawdziwej biblioteczki, to fajnie mieć. Ale jeśli decydujesz się na postawienie green boxa, zamiast naturalnego tła, to jest to część biznesu, która mnie fascynuje… zobacz, jak się rozwinął biznes firm, które produkują tła do programów konferencyjnych. Teraz widzimy, jak marki to wykorzystują. Jest to ciekawy element marketingu, np. Starbucks wypuścił zdjęcia ze swoich kawiarni, które możesz sobie pobrać z ich strony. Marvel wypuszcza piękne tła z super bohaterami. Generalnie widać, że duże brandy odkryły ten rynek i zaczynają fajnie lokować swoje produkty w postaci – pobierz nasze tło. To też pokazuje, jak inni przesypiają swój moment, gdybym był właścicielem wydawnictwa, to pewno wypuściłbym tło biblioteczki ze swoimi książkami, czyli wpuściłbym proste lokowanie swojego produktu w spotkania konferencyjne.

 

Czy to jednak nie powinno być takie autentyczne tło, związane z nami? Tak, jak w Twoim przypadku wspomniane kite’y, taki punkt zaczepienia, żeby się lepiej poznać, bo jednak to sztuczne tło, niezwiązane z nami czy z tym, co robimy, nie powoduje takiego wrażenia sztuczności, braku autentyczności?

To nie znaczy, że to nie musi być autentyczne. Jestem sobie w stanie wyobrazić, że jeżeli nie chce mi się posprzątać pokoju i wolę postawić green boxa, to dalej wybiorę sobie tło, które będzie w pewien sposób moje. Prędzej wybiorę Marvela, niż bibliotekę.

Natomiast wiemy, że jest coś takiego, jak budowanie wizerunku w sieci. Firmy, które inwestują w swoje siedziby, dbają o to, żeby ich sale konferencyjne wyglądały fajnie, to są również w stanie zainwestować w tło dla swoich pracowników, które będzie po prostu lokalizowanym tłem dla ich firmy. Pracownicy firmy X dostają od swojego szefa marketingu tła, na których powinni się pokazywać, 10-15 autoryzowanych, przygotowanych przez agencję z dobrze umiejscowionym logiem i to też jest ważne.

Teraz na jesień, będziemy realizowali duży projekt związany z wizerunkiem w sieci. Kiedy mówimy o tym czy kamera powinna być włączona i już wiemy, że tak, to jeszcze musi być dobrze ustawiona. Niestety regularnie jest tak, że widać ogródek, albo centralnie dziurki w nosie, które nie są najbardziej atrakcyjnym kadrem.

Jest z początku lockdownu taka historia prezesa bardzo dużej sieci w Polsce, który zrobił komunikację do swoich pracowników na stojąco i to byłoby nawet fajne, gdyby nie fakt, że robił to z kamerki laptopa położonego na stole. Nie wiem, czy jestem w stanie wyobrazić sobie gorszy kadr, który zaczyna się dokładnie poniżej jego pasa, a głowa gdzieś tam daleko.
I naprawdę zastanawiam się, jak dział marketingu, PRu w ogóle to przepuścił? A to było najważniejsze spotkanie ze wszystkimi pracownikami w Polsce, które miało tchnąć wiarę, pokrzepić i uspokoić pracowników, a wyszło całkowicie odwrotnie. I ta historia pokazuje, że musimy się nauczyć video etykiety. Nie chodzi o to, żebyśmy mieli od razu super sprzęt, światło, ale ważne jest by ten kadr, dźwięk, obraz był lepszy niż gorszy. Warto popracować nad tymi małymi rzeczami, szczególnie jeśli chcemy budować relacje czy sprzedaż online z klientami.

 

A co ze sposobem prezentowania tych treści? Mam wrażenie, że tak naprawdę przenieśliśmy 1:1 prezentacje w Power Point (PPT) z sali konferencyjnej do online. Ja osobiście, może to jest kwestia indywidualna, ale uważam, że trudniej jest się skoncentrować na takiej prezentacji, jeśli jest ona wyświetlana na komputerze i jakiś głos coś do niej gada, niż kiedy widać tego prezentującego, on porusza się po sali, wchodzi w interakcje ze słuchaczami, bo widzi też ich reakcje. Czy zatem ta tradycyjna prezentacja w Power Point (PPT) broni się w online czy może trzeba szukać jakiś nowych technik?

To zależy, co chcemy przekazać. Na samym początku powiedziałeś, że zajmuję się czymś takim jak edutainment, czyli połączenie education i entertainment, inaczej edurozrywka. Ja bardzo wierzę w to, że format się zmienił. Dzisiaj mówimy o tym, że oglądamy nasze wystąpienia, prezentacje w komputerze, to musimy sobie zobaczyć do jakiego modelu prezentacji jesteśmy przyzwyczajeni, skoro mamy robić dobry edutainment, to zobaczmy najpierw, jak wygląda dobry entertainment, dobra rozrywka, dobre show. Np. kiedy przygotowujemy ludzi do konferencji z wprowadzeniem nowego produktu, to najpierw oglądamy, jak wygląda dobry talk show, jak się zachowuje prowadzący, goście, o czym rozmawiają, gdzie jest lokowany produkt, itd. Zatem – nie, PPT się nie obroni, ba ja nawet twierdzę, że w tradycyjnej formie, czyli w sali PPT również się nie obroni, jeżeli jest tylko samym PPT.

Pamiętajmy, że w sieci jeszcze ważniejsze jest, żebyśmy umieli pracować obrazem, dźwiękiem, ale też sobą, żebyśmy umieli opowiadać historię w sposób ciekawy. Tak naprawdę internet daje do tego więcej możliwości.

Naszą główną konferencję, Value Based Selling, czyli sprzedaż oparta na wartości, mieliśmy przyjemność prezentować w internecie, choć premiera początkowa była planowana w realu, niestety nastąpił lockdown. Zrobiliśmy jednak tę konferencję, tak jak się powinno robić profesjonalne konferencje online, czyli duża scena, siedem kamer, kran kamerowy, czyli ruchomy ekran, duża ściana LED, dużo filmów, bardzo dużo gadżetów. Zrobiliśmy po prostu normalny, duży spektakl, tak, że ludzie siedzący przed komputerami mówili: wow, ale to jest czad! Ja się czuję jakbym był na normalnym szkoleniu w realu, bo to nie była kolejna „gadająca główka w Zoom’ie”. To było też wyzwanie, bo zrealizowaliśmy konferencję, która w realu była zaplanowana na 2 dni, a w internecie mieliśmy 4 dni live. Te 4 dni wynikały też z tego, że musieliśmy przekonstruować całą agendę, ona musiała być całkowicie inna. Musieliśmy robić bardzo długie, półtora godzinne przerwy pomiędzy 2 godz. blokami, bo wierzymy, że jeśli ludzie są po drugiej stronie komputera, to w naturalny sposób muszą też robić inne rzeczy. Podczas konferencji w realu możesz się całkowicie wyłączyć z innych kwestii, bo siłą rzeczy tylko tam jesteś. Konferencja online rządzi się swoimi prawami, nie można robić trzech prezentacji po 40 min, po sobie, a potem przerwa 10 min, bo nie utrzyma się słuchaczy, to nie zadziała. Pojawia się argument, że przecież, jak jest to na online, to uczestnik, może się przełączyć na telefon czy tablet i w trakcie iść zrobić sobie kawę czy robić inne rzeczy w domu, ale ja się pytam – czy chciałbyś, żeby podczas twojego wystąpienia ktoś chodził ci po sali? W ten sposób nie uda się utrzymać uwagi, a uczestnik nie będzie skupiony, zacznie się wyłączać, a w konsekwencji jego efektywność spada. I to też jest nie fair w stosunku do partnerów biznesowych.

Prowadzenie konferencji online, to też jest kolejna rzecz, której musimy się nauczyć, ale wierzę, że wysp słabych konferencji online mamy już za sobą i mam naprawdę dużą nadzieję, że jesień tego roku będzie wyścigiem fajnych formatów konferencji online. W ramach, których oprócz merytoryki będzie również element entertainment, grywalizacji widza, zadawania pytań.

Pamiętajmy, że już 20 lat temu przy reality show, jak Big Brother, przy którym pracowałem, dawaliśmy ludziom możliwość grywalizacji, decydowania o kształcie programu, gdzie za pomocą SMS Premium ludzie głosowali, kto ma zostać, a kto opuścić dom Wielkiego Brata. I to było 20 lat temu, a dzisiaj nie dajemy ludziom możliwości grywalizacji podczas konferencji, głosowania, wskazywania na to, co się podoba, a co nie, który element należy rozwinąć, itd. Dlaczego, jeśli dzisiaj ktoś rozpoczyna konferencję nie poddaje na samym początku trochę puzzli pod głosowanie, wyboru tego co chcą oglądać? A dzisiaj świat cyfrowy daje do tego przecudowne możliwości, pod warunkiem, że właśnie zaakceptujemy te możliwości, że nie będziemy przed nimi uciekali. Powiemy sobie, dobrze mam wyjątkową szansę na to, żeby przenieść nasze relacje z klientami i partnerami biznesowymi na zupełnie inny poziom i trzeba z tego skorzystać.

 

Mówisz trochę o robieniu show, a z punktu widzenia osoby, która musi od czasu do czasu zrobić jakąś prezentację, która nie musi porywać tłumów, ale wystarczy, żeby ktoś zapamiętał najważniejsze informacje, więc z punktu widzenia tej osoby, ta wizja, którą prezentujesz jest trochę niepokojąca. W sensie takim, że ona zakłada bardzo dużą profesjonalizację samego procesu prezentacji. Nie każdy ma charyzmę prezentera telewizyjnego i jego warsztat, zatem jakie masz rady dla takich „zwykłych osób”?

To jest ciekawe, bo poruszyłeś bardzo fajny wątek. Ja w tej chwili jestem w projekcie z trzema managerami, którzy stanęli przed konkretnym wyzwaniem – już wiedzą, że będą musieli, bo za chwilę, będzie końcówka roku, stanąć w walce o budżet na przyszły rok. Szczególnie, że teraz bardzo ciężko się budżetuje przyszły rok, bo nikt nie wie na co ma budżetować – na konferencje, spotkania z klientami, wyjazd do Dallas na najważniejszą konferencję, ale nie wiadomo czy ona się odbędzie? Zatem dokładnie jestem w takim momencie, że pracuję z kilkoma osobami przygotowując im prezentację strategii, tzn. pomagając im ubrać ich prezentację strategii w świat Teams’owy, bo już wiedzą, że na pewno ich spotkania będą odbywały się na Teams’ie, a nie w sali konferencyjnej. I my naprawdę uczymy robić te prezentacje, pokazujemy że musimy zadbać o detale, żeby nie być tylko małą gadającą główką w rogu ekranu. Musimy się nauczyć animować slajdy, oczywiście nie mam na myśli animacji typu „wjazd, wyjazd”, te slajdy naprawdę muszą umieć mówić, trzeba naprawdę dobrać dobrą wizualizację do tego slajdu, bo sobą jej w online nie zasłonisz. A z drugiej strony prezenter musi mieć turbo historię do opowiedzenia, ciekawą narrację, bo strasznie trudno jest utrzymać uwagę i wyróżnić się. Szczególnie w miejscu, gdzie masz świadomość tego, że po sobie będzie kilka następujących prezentacji i wszyscy będą walczyć o uwagę. A dodatkowo pamiętajmy, że prezentacja strategii i walka o budżet, to nie są najbardziej sexy prezentacje.

To, co chcę powiedzieć, to że skończyły się czasy prezentacji na tzw. pałę, a zaczęły się czasy prezentacji naprawdę dobrze przygotowanych, które mają za zadanie wygrywać. I to warto pamiętać, jeśli jesteś osobą, która jedzie np. na spotkanie sprzedażowe. Musimy mieć na uwadze, że bardzo łatwo jest się wyłączyć podczas takiego spotkania online. Wcześniej, w realu, kiedy ktoś przynudzał podczas takiego spotkania, to nasza kultura osobista zmuszała nas do tego, żeby przynajmniej udawać do końca swoje zaangażowanie.

Teraz, jeśli chcemy robić biznes online, to wszystko musi być turbo przygotowane. Wcześniej mogliśmy uciec w motyw, co nie zrobiliśmy na slajdzie, to doopowiedzieliśmy, dograliśmy sobą, zaczarowaliśmy odbiorców swoją osobowością, teraz nie ma na to możliwości. Nadeszły czasy dobrego przygotowania, co jest moim zdaniem po prostu fajne.

 

Rozumiem, że nie chcesz za bardzo zdradzać swojego know-how i nie chcę Cię ciągnąć za język, ale jakie są takie ogólne, złote zasady prezentacji? Na pewno musi to być bardziej interaktywne, bardziej angażujące ludzi, pewnie krótsze niż w realu, ale co jeszcze..?

To ja dodam jeszcze jedną zasadę – nielinearność, to jest coś, co jest bardzo ważne w dzisiejszym świecie i znowu świat cyfrowy jest pod tym względem cudowny.
My rozmawiamy w świecie linearnym, ale już nasi słuchacze nie są w tym samym momencie, co my, więc nie wszystko musi być live. I to jest chyba dla mnie jedno z ostatnich odkryć, że kurcze udaje się wciągać klientów w komunikację video lub audio nagrywaną. Mamy bardzo dużo sytuacji, kiedy uczymy czegoś ludzi, ale jeśli klient nie ma czasu zrobić tego w danym momencie, to przecież nie znaczy, że ty tego nie możesz zrobić. Możesz sobie utworzyć samodzielne spotkanie na Teams’ie z kamerką i opcją nagrywania, potem robisz z tego zrzut i plik, który wysyłasz klientowi. Możesz wysłać link do filmu na YouTube i potem śledzić nawet ile razy to zostało odtworzone, perspektywy handlowej jest to genialne. Zamiast np. wysyłać prezentację w .pdf robisz film, na którym podsumowujesz uzgodnienia, pokazujesz prezentację, a potem wchodzisz na YouTube i widzisz, że ma on np. 13 odtworzeń. Jest to bardzo czytelna informacja, że ktoś się tym zainteresował i wysłał jeszcze swoim kolegom, żeby pokazać, co im proponujesz. Podobnie jest z bardzo fajną opcją podcastową, która również nie musi być publiczna. Wszystkie platformy dają również opcję nagrywania plików niejawnych, które możesz wysyłać tylko wybranym osobom. A z tej perspektywy, to też jest super fajne, bo nagle się okazuje, że ktoś wybrał się pobiegać w samotności i może sobie w tym czasie przesłuchać twoją ofertę, wrócić i podjąć decyzję czy ją chce. Nielinearność jest cudowna, jeśli jestem w stanie zaakceptować, że w danym momencie klient nie ma dla mnie czasu, ale dalej zrobić to technologicznie sprawnie.

I ostatnia rzecz, z której ludzie nie korzystają – jeśli umawiasz się z kimś na spotkanie, to pamiętaj, żeby je nagrywać. I nie po to, żeby komuś coś udowodnić, tylko właśnie po to, żeby to skrócić. Jak sobie spojrzysz, jak kiedyś wyglądał proces sprzedaży, to zazwyczaj było to tak, że najpierw spotykałeś się ze specjalistą ds. marketingu, gdzie prezentowałeś mu ofertę, potem z mangerem, gdzie robiłeś dokładnie to samo, potem dla dyrektora marketingu, który mówił – super fajnie, dobrze by było gdybyśmy wciągnęli w to jeszcze naszych brand managerów, a potem jeszcze z country managerem. A teraz, jeśli nagrasz to pierwsze spotkanie i ten specjalista powie ci, że to, co oferujesz jest ciekawe, to zamiast targania Cię na kolejne spotkania, zaproponuj, żeby wysłać link do waszej rozmowy i nagle okazuje się, że bardzo mocno przyspieszył proces sprzedaży. Oczywiście, wiadomo, że musisz zadbać o zgodę na nagrywanie, musisz wyjaśnić, dlaczego chcesz to robić, musisz zadbać o poczucie bezpieczeństwa klienta, przekonać go, że chodzi o to, żebyście razem zadbali o swój czas.

Podobna jest historia z procesem rekrutacji, który często rozciąga się do kilku spotkań, na których są zadawane te same pytania przez różne osoby. O ile można by go skrócić, gdyby to pierwsze spotkanie zostało nagrane, a pozostałe osoby mogły je sobie obejrzeć i odsłuchać odpowiedzi kandydata. Nawet jeśli, ktoś zauważył, że brakuje mu pytań z pewnego obszaru, to zawsze może poprosić head hunter’a czy osobę z HRu o ich zadanie i nagle się okazuje, że wszyscy oszczędzamy swój czas, a kandydat nie musi jeździć na te wszystkie spotkania czy łączyć się 4 razy na Teams’ie. Nagrywajmy i wykorzystujmy te nagrania. Jest taka książka „Rework”, która mówi o wykorzystywaniu odpadów. Przepięknymi odpadami są nagrania. Nagrywajmy wszystko co się da, oczywiście z poszanowaniem zgody na nagrywanie i zaufaniem poufności, a wszystkim nam będzie lżej.

 

Już kończąc nasz podcast, chciałbym Cię zapytać o tę oszczędność czasu i o to, że otwieramy się na ten świat cyfrowy i ową nielinearność. Jak to zmieni biznesowe relacje f2f? Czy relacje twarzą w twarz w biurze będą się bardziej koncentrowały wokół elementu społecznego, trochę towarzyskiego, będziemy rozmawiali o tym, co robiliśmy w weekend, bo dużą część czasu zaoszczędzimy dzięki wspomnianym możliwościom cyfrowym, czy to jest jednak wizja bardziej utopijna?

Ona nie jest utopijna, pewno jest bardzo realna i możliwa, pod warunkiem, że zrobimy to dobrze. Tutaj znowu mogę wrócić do świata konferencyjnego – gdzie na jesień widzimy już, że są planowane konferencje, które mówią, że ok, my zrobimy całą merytorykę online, ale jednocześnie wierzymy, że nasi goście potrzebują również relacji, w związku z czym zaproponujemy im wieczorny bankiet. Mało tego znam już przykład konferencji, która będzie robiona hybrydowo i tam ten wieczorny bankiet, ze względu na obostrzenia będzie robiony w kliku miastach i kilkunastu miejscach, dbając o to, aby w danym miejscu nie było więcej niż 50 osób. Bardzo fajnie rozproszona rzecz, przez cały dzień masz część merytoryczną, a jednak wartością jest to, żeby ludzie też się spotkali, wypili lampkę wina i pogadali, co u nich słychać i wymienili doświadczenia, czyli to, po co zawsze jeździmy na konferencje – po wiedzę i po relacje. Bardzo fajny pomysł.

I teraz jeśli to sobie przełożymy na relacje społeczne, to ja wierzę, że tak będzie. Te spotkania f2f będą bardziej relacyjne, bardziej w celu budowania współodpowiedzialności, poznawania się nawzajem, ja bardzo wierzę w to, że dobry zespół zna się nawzajem. A większość rzeczy takich formalnych będzie przenoszona poza lub do świata hybrydowego.

Teraz myślę, że chyba taka największa rzecz, teraz znowu technologicznie bardzo możliwa, tylko nie wykorzystywana w większości miejsc to, to że rzeczywiście będziemy łączyli świat cyfrowy z rzeczywistym. Praktycznie nie ma sali konferencyjnej bez systemu do prowadzenia konferencji online, ale nie zawsze było to wykorzystywane, teraz nastąpiła duża absorbcja technologii. Myślę i mam taką nadzieję, że kolejnym etapem będzie to, że naprawdę będziemy  łączyli świat online z elementem live. Zresztą wiele pracowników o tym teraz mówi, że łatwo im się pracowało całkowicie zdalne, ale większy mają problem z systemem hybrydowym. Mamy 5 osób w biurze i one siadają w sali konferencyjnej i przed spotkaniem muszą pamiętać, aby włączyć system, bo jeszcze jest 12 innych osób, które pracują online i muszą być z nami na tym spotkaniu. I to jest coś, co jest nawykowo nienaturalne, ale musimy umieć to robić i to będzie też taka najfajniejsza zmiana. Moim zdaniem te 5 osób w biurze i pozostałe online szybciej załatwią sprawę, a później poświęcą czas na to, żeby porozmawiać sobie trochę o tych relacjach.

I żebyśmy nie skończyli rozmowy w takim myśleniu dramatycznym. Myślę, że tak relacje będą na pierwszym miejscu i one będą jeszcze ważniejsze w biznesie w przyszłości, ale te relacje będą trochę obok robienia biznesu. Tzn. że one będą, będziemy o nie bardzo mocno dbali, a te twarde rzeczy będziemy w jeszcze większym stopniu robili online. Jednocześnie mam też świadomość tego, że są biznesy, gdzie jest to po prostu trudne. Mam tu na myśli np. całe biznesy związane z branżą budowlaną, jak business construction, gdzie większość rzeczy musisz załatwić na placu budowy, musisz tam realnie wjechać i zobaczyć pewne elementy i porozmawiać z ludźmi na miejscu. Zatem są branże, gdzie online nas nie wyprze.

 

Wojtku, myślę, że to jest dobre miejsce, żeby postawić kropkę. Powiedziałeś dużo ciekawych rzeczy.

Bardzo dziękuję za zaproszenie, było mi bardzo miło.

 

Naszym gościem był Wojciech Herra. Zapraszm do kolejnych podcastów Finanse
Po Godzinach, tradycyjnie w ostatni piątek miesiąca, a tym miesiącem będzie wrzesień.

Do usłyszenia.