Pracownicze Plany Kapitałowe (PPK) - zasady i jak wdrożyć?

Współfinansowane przez Pracodawców, Pracowników oraz przez Państwo Pracownicze Plany Kapitałowe są dobrowolnym systemem długoterminowego oszczędzania zaprojektowanym specjalnie dla Pracowników.

Pracownicze Plany Kapitałowe pozwolą na zgromadzenie przez Pracowników dodatkowego kapitału na emeryturę. PPK będą finansowane przez Pracodawców, Pracowników i częściowo przez Państwo. Pracodawcy oraz Pracownicy będą wpłacać kwoty naliczane procentowo od wysokości wynagrodzenia brutto. Natomiast Państwo wpłaca kwoty, które nie są zależne od wysokości dochodów osoby zatrudnionej.

Wybrana przez Pracodawcę oraz Pracowników instytucja zarządzająca PPK ma za zadanie inwestować zgromadzone środki zgodnie ze strategią zdefiniowanej daty, która ogranicza poziom ryzyka wraz z upływem wieku uczestnika programu.

Przepisy dotyczące PPK weszły w życie z 1 stycznia 2019 r. jednak szeroki zakres reformy powoduje, że są wprowadzane etapami. Co 6 miesięcy (przez 2 lata) do programu będą włączane kolejne grupy podmiotów. Jako pierwsze zobowiązane zostały największe przedsiębiorstwa, na końcu do programu dołączą podmioty najmniejsze.

Przedsiębiorstwa, w których pracuje co najmniej 250 Pracowników będą zobligowane do stosowania nowych przepisów od

1 lipca 2019 r. Natomiast podmioty, które działają w ramach jednej grupy kapitałowej będą mogły przystąpić do PPK w tym samym czasie, w którym dołączy do programu największy podmiot, czyli ten który zatrudnia największą liczbę Pracowników.

Najistotniejszym kryterium, które decyduje o terminie przystąpienia do programu jest liczba zatrudnionych. Ustawa o PPK informuje, że wiążąca dla firm jest liczba zatrudnionych na dzień 31 grudnia 2018 r. Szczególną uwagę przy weryfikacji powinny poświęcić firmy, których zatrudnienie waha się w granicach 250 Pracowników.

Te firmy, które 31 grudnia 2018 r. zatrudniały co najmniej 250 osób będą zobowiązane stosować się do zapisów ustawy o PPK od 1 lipca 2019 r. Obowiązują je także inne terminy:

• do 25 października 2019 r. - należy zawrzeć umowę o zarządzanie PPK,
• do 12 listopada 2019 r. - należy zawrzeć umowę o prowadzenie PPK,
• pierwsze wpłaty do PPK należy obliczyć od pierwszego wynagrodzenia wypłaconego po dacie zawarcia umowy o prowadzenie PPK. Wpłaty pobierane są w terminie wypłaty wynagrodzenia, natomiast odprowadzić je należy do 15. dnia następnego miesiąca.

Nie ma możliwości rezygnacji przez Pracodawcę ze stosowania ustawy o PPK. Obowiązkiem wynikającym z ustawy jest utworzenie oraz prowadzenie PPK, a także odprowadzanie wpłat podstawowych.

Wyjątek stanowią:

• Pracodawcy – jeśli w dniu wejścia w życie przepisów o PPK przedsiębiorstwo prowadzi PPE (Pracowniczy Program Emerytalny) i odprowadza składki podstawowe wynoszące minimum 3,5% i jeżeli uczestniczy w programie co najmniej 25% zatrudnionych.
• Mikroprzedsiębiorcy – w sytuacji, kiedy Pracownicy zadeklarują, że nie chcą dokonywać wpłat do PPK,
• Osoby fizyczne – jeśli zatrudniają osoby fizyczne do wykonania prac niezwiązanych z ich działalnością oraz z działalnością zatrudniającego.

Utworzenie PPK oferują następujące instytucje finansowe:

• Towarzystwa Funduszy Inwestycyjnych,
• Powszechne Towarzystwa Emerytalne,
• Pracownicze Towarzystwa  Emerytalne,
• Zakłady Ubezpieczeń.

Wyodrębniono trzy źródła, które będą finansować rachunki PPK:

• Pracodawcy
• Pracownicy
• Państwo

Nie ma możliwości przetransferowania środków do PPK z produktów III-filarowych prowadzonych dla Pracownika. Dotyczy to PPE, IKE czy IKZE.

Wpłaty podstawowe przekazywane są do PPK zarówno przez Pracodawcę jak i Pracownika. Te same osoby mogą zadeklarować, że będą finansować wpłaty dodatkowe, które są dobrowolne:

Pracodawca:

• wpłata podstawowa – 1,5% wynagrodzenia brutto Zatrudnionego,
• wpłata dodatkowa – nie może przekraczać 2,5% wynagrodzenia brutto Zatrudnionego,

Pracownik:

• wpłata podstawowa – 2% wynagrodzenia brutto potrącanego od wynagrodzenia netto. Przy czym wpłata ta może być obniżona nawet do 0,5% wynagrodzenia brutto dla tych, których łączne dochody nie przekraczają 1,2-krotności minimalnego wynagrodzenia,
• wpłata dodatkowa – nie może przekraczać 2% wynagrodzenia brutto.

Państwo:

• jednorazowo – 250 zł tzw. wpłaty powitalnej,
• dopłata roczna – 240 zł z Funduszu Pracy.

Środki, które są zbierane na indywidualnych rachunkach PPK Pracowników są inwestowane za pośrednictwem funduszy zdefiniowanej daty. Fundusze te ograniczają poziom ryzyka wraz z upływem wieku Pracownika.

W zależności od daty urodzenia Pracownik jest przypisywany automatycznie do funduszu zdefiniowanej daty. Środki inwestowane są w jednym funduszu przez cały okres odprowadzania wpłat, chyba że Uczestnik zdecyduje się na zmianę alokacji wpłat. Im bliżej

60. roku życia, tym fundusz zapewnia większe bezpieczeństwo powierzonych środków przez stopniową zmianę alokacji.

Środki zbierane na indywidualnych kontach PPK są własnością prywatną uczestnika programu i podlegają dziedziczeniu.

Pracodawca zobligowany jest do:

• utworzenia PPK,
• dokonywania wpłat do PPK,
• przekazywania informacji osobom zatrudnionym, Uczestnikom oraz instytucji finansowej PPK,
• spełniania obowiązków administracyjnych związanych z prowadzeniem PPK.

Pracodawca zawsze powinien działać w sposób uczciwy i kierować się interesem Pracowników. Nakłanianie do rezygnacji z oszczędzania w programie PPK jest niedozwolone, a konsekwencją takiego działania będzie utrata przywilejów, które wynikają z uczestnictwa w PPK. Możliwa jest też kara grzywny za niedopełnienie obowiązku zawarcia umowy dla osób zobowiązanych do działania w imieniu podmiotu zatrudniającego.

Za wybór instytucji finansowej odpowiedzialny jest Pracodawca po konsultacjach z reprezentacją Pracowników.

Jeśli podmiot zatrudnia przynajmniej jedną osobę, która podlega ubezpieczeniom emerytalnym lub rentowym, ma obowiązek zastosować się do ustawy o PPK.

W myśl ustawy podmiotem zatrudniającym zobligowanym do jej stosowania jest:

• Pracodawca,
• nakładca,
• rolnicze spółdzielnie produkcyjne lub spółdzielnie kółek rolniczych,
• zleceniodawca,
• podmiot, w którym działa rada nadzorcza.

Wprawdzie PPK jest dobrowolne dla Pracownika, istnieje jednak tzw. automatyczny zapis Pracowników będących w wieku od 18 do 55 lat. Taki zapis nie będzie dotyczył osób zatrudnionych, które złożyły deklarację rezygnacji z programu. Natomiast Pracownik w wieku pomiędzy 55. a 70. rokiem życia, by uczestniczyć w programie powinien złożyć odpowiedni wniosek.

Osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą są zwolnione ze stosowania się do ustawy o PPK. Jednak w chwili, kiedy zatrudnią przynajmniej jedną osobę i staną się w myśl ustawy podmiotem zatrudniającym będą zobligowane do stosowania przepisów o ustawie PPK. W związku z tym, że samozatrudnieni wyłączeni są z programu planuje się na 1 stycznia 2021 r. zwiększyć limity wpłat na IKZE dla osób prowadzących jednoosobową działalność. Taki zabieg ma ułatwić tym osobom odkładanie środków na emeryturę.

W każdym miesiącu Pracownik zobowiązany jest do odprowadzania do PPK wpłat od 0,5% do 2% wynagrodzenia brutto. Zaznaczyć należy przy tym, że wpłaty finansowane przez Pracodawcę są przychodem Pracownika. Przychodem opodatkowanym, co w rezultacie oznacza, że Pracodawca jest zobowiązany potrącać ustalony procent podatku dochodowego od wpłat wynikających z wynagrodzenia Pracownika. Innymi słowy, wartość wpłaty do PPK jest ustalana na podstawie wynagrodzenia brutto, ale potrącana od pensji netto.

Jeśli Pracodawca nie podpisze odpowiednich umów w terminie i istnieje podejrzenie, że skłania osobę zatrudnioną do rezygnacji z uczestnictwa w PPK, będzie podlegał karze grzywny. Będzie ona wynosiła do 1,5% funduszu wynagrodzeń w danym podmiocie zatrudniającym odnoszącym się do roku obrotowego, który poprzedza niezgodne z przepisami czynności.

Inne możliwe sytuacje, które podlegają karze:

• Pracodawca nieterminowo zawiera umowy o prowadzenie PPK w imieniu Pracownika,
• podmiot zatrudniający nie dokonuje wpłat do PPK we wskazanych terminach,
• Pracodawca nie zgłasza danych, podaje dane niezgodne z rzeczywistością, składa nieprawdziwe wyjaśnienia lub odmawia ich udzielenia,
• Pracodawca nie ma stosownej dokumentacji z obliczeniami wpłat do PPK. Te zaniedbania podlegają karze grzywny od 1000 zł do 1 000 000 zł.

W przypadku, kiedy Pracodawca nie wywiąże się z obowiązku i nie utworzy w stosownym terminie PPK to PFR S.A. (Polski Fundusz Rozwoju) wezwie pisemnie podmiot zatrudniający do zawarcia umowy o zarządzanie z funduszem zdefiniowanej daty zarządzanym przez PFR TFI lub do przekazania do PFR informacji o zawarciu umowy o zarządzanie PPK z inną instytucją finansową.

Proces utworzenia PPK przez Pracodawcę ma kilka etapów:

• Wybór instytucji finansowej – należy porozumieć się z zakładową organizacją związkową, ewentualnie z wybranymi reprezentantami Pracowników. Następnie Pracodawca dokonuje wyboru instytucji finansowej, z którą podpisana zostanie umowa dotycząca zarządzania PPK. Listę instytucji znajdziemy na portalu www.mojePPK.pl, na portalu umieszczone zostały także cenne materiały informacyjne.
• Zawarcie umowy o zarządzanie PPK – po dokonaniu wyboru odpowiedniej instytucji finansowej należy z nią podpisać stosowną umowę, która będzie miała formę elektroniczną. Należy przy tym pamiętać, że umowę należy zawrzeć nie przekraczając 10 dni roboczych przed upływem terminu na zawarcie umowy o PPK.
• Zawarcie umowy o prowadzenie PPK – to druga umowa jaką należy zawrzeć z wybraną instytucją finansową. Tym razem dotyczy ona prowadzenia PPK. Zawieramy ją w imieniu i na rzecz wszystkich Pracowników powyżej 18. roku życia i poniżej 55. roku życia którzy nie złożyli rezygnacji przed upływem terminu do zawarcia tej umowy. Osoby, które mają więcej niż 55 lat i nie ukończyły 70, mogą wnioskować o zawarcie takiej umowy. Umowę należy podpisać do 10. dnia miesiąca następującego po upływie 3 miesięcy od pierwszego dnia, w którym musimy stosować się do ustawy o PPK a także w stosunku do nowozatrudnionych Pracowników - od dnia zatrudnienia.
• Obliczenie wysokości wpłat i przekazanie ich do instytucji finansowej – jako Pracodawca jesteśmy zobowiązani do wyliczenia i przekazania instytucji finansowej środków, które są finansowane zarówno przez Pracodawcę jak i Pracowników. Obliczanie i pobieranie wpłat dokonuje się w terminie wypłaty wynagrodzenia. Do PPK należy je wpłacić do 15 dnia miesiąca, który jest po miesiącu, w którym dokonane zostały obliczenia.
• Przekazujemy informacje Pracownikom i instytucji finansowej – Pracodawca może (ale nie ma prawnego obowiązku) poinformować Pracowników zarówno o obowiązkach i uprawnieniach oraz o tym, jakie są zasady PPK. Pamiętajmy też o tym, że na 1 kwietnia 2023 r. przypada pierwszy termin automatycznego i ponownego wznowienia wpłat do PPK za Pracowników, którzy zdecydowali się zrezygnować z programu.